Política de privacidad y tratamiento de datos personales

En el Hospital cuidamos su salud y también su información. Este documento explica, en lenguaje claro, qué datos personales tratamos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cómo los protegemos y cómo puede usted conocerlos, actualizarlos, corregirlos o pedir que se eliminen. Aplica a toda la información que recibimos en la atención en salud, en nuestras sedes, por teléfono, por correo electrónico y a través de este sitio web.

1. Quién es el responsable de sus datos

Responsable del tratamiento: E.S.E. Hospital Local de Puerto Libertador, empresa social del Estado del orden municipal, NIT 812.003.382.
Dirección: Carrera 9 #17-80, Barrio Palmira, Puerto Libertador, Córdoba.
Correo electrónico: info@hlpl.gov.co
Teléfono de Atención al Usuario (SIAU): +57 310 7366411
Sitio web: hlpl.gov.co

Las solicitudes sobre datos personales las recibe y coordina la oficina de Atención al Usuario (SIAU), que las dirige al área que tenga la información y vela porque se respondan dentro de los plazos de ley.

2. Normas que seguimos

Esta política desarrolla el derecho fundamental al habeas data (artículo 15 de la Constitución Política) y se rige, entre otras, por:

Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales y Decreto 1074 de 2015, que compila su reglamentación (Decreto 1377 de 2013).
Ley 23 de 1981, Resolución 1995 de 1999, Resolución 839 de 2017 y Ley 2015 de 2020, sobre la reserva, custodia y conservación de la historia clínica.
Ley 1712 de 2014 de transparencia y acceso a la información pública, que protege la información clasificada por contener datos personales.
Ley 1755 de 2015 sobre el derecho de petición.
Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia.
Resolución 1519 de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, sobre los sitios web de las entidades públicas.

La autoridad que vigila el cumplimiento de estas normas es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Palabras clave

Dato personal: cualquier información que identifique o permita identificar a una persona: nombre, documento, teléfono, correo, dirección, entre otros.
Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación. Los datos de salud, los biométricos y los de niños, niñas y adolescentes son sensibles.
Titular: la persona a quien se refieren los datos.
Tratamiento: cualquier operación con los datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o eliminarlos.
Encargado: la persona o empresa que trata datos por cuenta del Hospital, por ejemplo, un proveedor tecnológico.

4. Principios

Tratamos los datos personales con legalidad y para finalidades legítimas que le informamos; con libertad, es decir, con su autorización salvo los casos que la ley exceptúa; con veracidad, procurando que estén completos y actualizados; con transparencia, para que usted pueda saber qué tenemos sobre usted; con acceso y circulación restringidos, solo a quien los necesita para su labor; con seguridad, mediante medidas técnicas, humanas y administrativas; y con confidencialidad, deber que se mantiene incluso después de terminar la relación con el Hospital.

5. Qué datos tratamos y para qué

5.1 Usuarios, pacientes y sus acompañantes

Datos de identificación y contacto, afiliación al sistema de salud y, sobre todo, información de salud registrada en la historia clínica. Los usamos para:

Prestar los servicios de salud, asignar citas y hacer seguimiento a la atención.
Elaborar, custodiar y conservar la historia clínica, con la reserva que exige la ley.
Facturar los servicios a las EPS, aseguradoras y demás pagadores, y atender auditorías y glosas.
Cumplir reportes obligatorios a las autoridades de salud, como la vigilancia en salud pública, el registro de vacunación y los registros individuales de prestación de servicios.
Gestionar sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, y medir la satisfacción con la atención.
Contactarlo para asuntos de su atención: citas, resultados, programas de promoción y prevención y jornadas de salud.

5.2 Personas que usan este sitio web

Ver la sección 7, que detalla cada formulario y servicio del sitio.

5.3 Servidores públicos, contratistas y aspirantes

Datos de identificación, formación, experiencia, seguridad social y, cuando aplica, información bancaria, para los procesos de vinculación, nómina, contratación, salud y seguridad en el trabajo, y los reportes a los sistemas de información del Estado.

5.4 Proveedores

Datos de contacto y de las personas que los representan, para los procesos de contratación, pagos y cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

5.5 Fotografías y videos de actividades institucionales

En jornadas de salud, eventos y actividades comunitarias podemos tomar fotografías o videos para informar a la comunidad en este sitio y en nuestras redes. Procuramos no mostrar datos de salud de nadie. Las imágenes de niños, niñas y adolescentes se publican solo con autorización de sus padres o representantes. Si usted aparece en una publicación y quiere que la retiremos, escríbanos a info@hlpl.gov.co.

6. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

La información de salud es un dato sensible y la historia clínica es un documento sometido a reserva: solo la conocen el paciente, el equipo de salud que lo atiende, las autoridades que la ley faculta y quien el paciente autorice. Usted no está obligado a entregar datos sensibles que no sean necesarios para su atención, y cuando se los pidamos le explicaremos para qué.

Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan respetando el interés superior del menor y sus derechos prevalentes, con autorización de sus padres o representantes legales y teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez.

7. Este sitio web, paso a paso

Aquí le contamos con precisión qué pasa con su información cuando visita hlpl.gov.co.

7.1 Formulario de PQRSD

Pide su nombre, su correo electrónico, el área a la que dirige su comunicación, el tipo de solicitud, el asunto y su mensaje. La información llega al correo institucional del Hospital, desde donde se remite al área responsable para que le responda dentro de los términos de la Ley 1755 de 2015. La usamos solo para tramitar y responder su solicitud y para los informes de gestión que la ley nos exige, en los que no aparecen datos que lo identifiquen.

7.2 Formulario de contacto

Pide su nombre, su correo electrónico, su teléfono (opcional) y su mensaje, con la única finalidad de responderle.

7.3 Boletín de salud

Si se suscribe, guardamos solo su correo electrónico y la fecha de la suscripción. La suscripción requiere doble confirmación: le enviamos un mensaje y solo queda activa si usted pulsa el enlace. Cada boletín incluye un enlace para darse de baja en cualquier momento. Para evitar abusos, durante una hora guardamos una huella cifrada de la conexión desde la que se hizo la solicitud; no conservamos su dirección IP.

7.4 Protección contra mensajes automáticos

Para evitar el correo basura, los formularios de PQRSD y de contacto usan dos servicios:

reCAPTCHA de Google, que analiza de forma invisible cómo se usa la página para distinguir a una persona de un programa automático. Aplican la Política de privacidad y los Términos del servicio de Google.
Akismet, de la empresa Automattic, que revisa el nombre, el correo y el contenido del mensaje para detectar correo basura. Su política está disponible en automattic.com/privacy.

Si alguno de estos servicios marca por error su mensaje como automático, puede escribirnos a info@hlpl.gov.co o llamar al SIAU, y radicaremos su solicitud.

7.5 Contenido de otros sitios

Algunas páginas muestran contenido de otros servicios: el mapa de Google Maps en la página de contacto y videos o imágenes de YouTube y de nuestras redes sociales en algunas publicaciones. Al cargarse, esos servicios pueden recoger datos de su navegación según sus propias políticas. Los enlaces a nuestras redes sociales abren en una ventana aparte y se rigen por las condiciones de cada red.

7.6 Cookies y almacenamiento en su navegador

Este sitio no usa herramientas de analítica ni de publicidad, y no lo rastrea con fines comerciales. Solo guarda en su navegador lo necesario para que el sitio funcione como usted lo dejó:

Qué se guarda	Para qué	Cuánto dura
Sus preferencias de accesibilidad (tamaño de letra, contraste, etc.)	Que no tenga que ajustarlas en cada página	Hasta que usted las cambie o borre los datos del navegador
Si ya vio un anuncio emergente	No mostrarle el mismo anuncio una y otra vez	Según el anuncio: la visita, un día o una semana
Cookies de sesión de WordPress	Solo para el personal autorizado que administra el sitio	Mientras dure la sesión

La tipografía del sitio se sirve desde nuestro propio servidor, sin contactar servicios externos de fuentes. Los servicios de terceros de las secciones 7.4 y 7.5 pueden instalar sus propias cookies.

7.7 Registros técnicos

Como cualquier sitio web, nuestro servidor registra datos técnicos de las visitas (dirección IP, fecha y hora, página consultada y tipo de navegador). Se usan para la seguridad del sitio y para resolver fallas, y se conservan el tiempo que establece nuestro proveedor de alojamiento.

8. Con quién compartimos sus datos

No vendemos ni cedemos sus datos. Los compartimos solo cuando es necesario y con las debidas garantías:

Con EPS, aseguradoras y demás pagadores de los servicios de salud que usted recibe.
Con autoridades que los solicitan en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, y en los reportes obligatorios del sector salud.
Con proveedores tecnológicos que actúan como encargados: el alojamiento del sitio web y del correo institucional, el software clínico y de facturación, y los servicios de la sección 7.4. Algunos de ellos, como Google y Automattic, operan servidores fuera de Colombia, incluidos Estados Unidos; estas transferencias se hacen conforme a las reglas de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre transferencias internacionales de datos.

9. Sus derechos

Como titular de los datos, usted puede:

Conocer qué datos suyos tenemos y para qué los usamos.
Actualizar y rectificar datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Pedir prueba de la autorización que nos dio, salvo cuando la ley no la exige.
Revocar la autorización o pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos. Por ejemplo, la historia clínica no puede eliminarse antes del tiempo que fija la ley.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber acudido al Hospital.
Acceder gratuitamente a sus datos.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus herederos, su representante o apoderado, y los padres o representantes de los menores de edad.

10. Cómo presentar una consulta o un reclamo

Puede hacerlo por el formulario de PQRSD en hlpl.gov.co/pqrsd (elija el área «Atención al Usuario (SIAU)»), por correo a info@hlpl.gov.co, por teléfono al SIAU (+57 310 7366411) o en persona en nuestra sede. Indique su nombre, su documento, qué solicita y cómo quiere recibir la respuesta.

Consultas (conocer qué datos tenemos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, le informamos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles más.
Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta 8 días hábiles más avisándole. Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los 5 días siguientes que lo complete; si pasan dos meses sin respuesta, se entenderá que desistió.

Para la copia de su historia clínica la solicitud debe hacerla el propio paciente, su representante o un tercero autorizado por escrito, porque se trata de información reservada.

11. Cómo protegemos la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y humanas para evitar la pérdida, el acceso no autorizado, la alteración o el uso indebido de los datos. Entre otras: conexiones cifradas en el sitio web, acceso a los sistemas solo con usuario y contraseña personales, controles contra intentos de acceso indebido, copias de respaldo y compromisos de confidencialidad del personal y de los proveedores.

Si detecta un uso indebido de sus datos o un posible incidente de seguridad, avísenos a info@hlpl.gov.co.

12. Cuánto tiempo conservamos los datos

Historia clínica: mínimo 15 años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017.
PQRSD y demás documentos: el tiempo que establecen las tablas de retención documental del Hospital, conforme a la Ley 594 de 2000.
Boletín de salud: hasta que usted se dé de baja.
Otros datos: mientras sean necesarios para la finalidad para la que se recogieron o para cumplir una obligación legal.

13. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma importante, lo publicaremos en esta misma página e indicaremos la fecha y la versión. Cuando el cambio afecte la finalidad para la que nos dio su autorización, se la pediremos de nuevo.